Ihren Laptop können Sie über die Steuererklärung geltend machen. Als Arbeitnehmer müssen Sie ihn unter Werbungskosten angeben.
Für viele Berufe ist der Einsatz von Computern, und dabei häufig in der Form eines Laptops, mittlerweile fester Bestandteil der Arbeit. Dieser wird privat angeschafft, dennoch ist die Verwendung mit einem Zugang zum Internet mehr als hilfreich, um auch berufliche Anforderungen zu erfüllen. Vielfach wird von Arbeitgebern auch der Umgang mit gängigen Programmen zur Kommunikation oder Textverarbeitung als selbstverständlich vorausgesetzt.
Privat angeschaffte Laptops oft beruflich genutzt
Für eine zunehmend digitaler werdende Welt sollte es daher selbstverständlich sein, dass der Laptop als Arbeitsmittel – unabhängig vom Umfang der Nutzung – für Arbeitnehmer vollständig von der Steuer abzugsfähig sein sollte. Das sieht das deutsche Steuerrecht im Gegensatz zur Pflegepauschale aber nicht vor.
In der Steuererklärung fällt der Laptop unter Werbungskosten
Grundsätzlich trägt ein Arbeitnehmer die sogenannte Beweislast, dass er einen beruflich genutzten Gegenstand, wie den Laptop, auch tatsächlich für seinen Beruf verwendet, um ihn dann von der Steuer absetzen zu können. Aufwendungen, die ein Arbeitnehmer von der Steuer absetzen kann, werden dabei vom Finanzamt als Werbungskosten bezeichnet. Daneben gibt es weitere legale Tipps, um bei der Steuererklärung Geld zu sparen.
Umfang der beruflichen Nutzung nachweisen
Wird der private Laptop auch erkennbar beruflich genutzt, besteht für die Steuerabsetzung die nächste Problematik, dass der Arbeitnehmer nachweisen muss, in welchem Umfang er für berufliche Zwecke eingesetzt wird. Grundsätzlich wäre dabei ein vernünftiger Maßstab die Ermittlung der angefallenen Zeit, in der man den Laptop für den Beruf verwendet. Diese setzt man dann in das Verhältnis zu der gesamten, also beruflichen und privaten Nutzungszeit. Der dann errechnete Anteil ist der Anteil, der in der Steuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden kann. Ergibt sich dabei zum Beispiel ein rechnerischer Anteil von 60 Prozent beruflicher Nutzung, so sind auch 60 Prozent der Kosten für den Laptop in der Steuererklärung abzugsfähig.
Finanzamt erkennt in der Regel 50 Prozent an – bis 100 Prozent möglich
Diesen Nachweis so zu führen, ist jedoch offenkundig schwierig. Bei den Finanzämtern hat sich deshalb eine Praxis eingespielt, dass die Kosten für den Laptop grundsätzlich in Höhe von 50 Prozent anerkannt werden, wenn eine berufliche Nutzung offenkundig ist, sagt Tobias Gerauer von der Lohnsteuerhilfe Bayern. Dieses dürfte bei Büroarbeitnehmern oder bei technischen Berufen, die einen Laptop benötigen, regelmäßig so anerkannt werden.
Für Berufe, bei denen der Laptop ein zentrales und notwendiges Arbeitsmittel ist, werden auch höhere Schätzungen bis zu 100 Prozent anerkannt. In Fällen, in denen eine Notwendigkeit der Nutzung nicht offensichtlich ist, kann aber immer noch dargelegt werden, dass der Laptop wichtig ist, für eine berufliche Fort- oder Weiterbildung oder eine Hilfe ist, um berufliche Informationen aus dem Internet zu beziehen. Dabei kann dann ein geschätzter Prozentsatz auch unter 50 Prozent zum Ansatz kommen.
Auf die Höhe der Kosten kommt es nicht an
Wie viel der Laptop gekostet hat, spielt grundsätzlich erst einmal keine Rolle. Das Finanzamt wird „angemessene Kosten“ für den Laptop in der Regel akzeptieren, dabei ist es egal, ob Sie die Steuererklärung online über Elster machen oder nicht. Bei besonders teuren Anschaffungen ist aber damit zu rechnen, dass das Finanzamt die Angemessenheit in Zweifel zieht und dann auf die bestehende Beweislast verweist. Die Kosten für den Laptop sind übrigens immer nur in dem Jahr in der Steuererklärung zu berücksichtigen, in dem der Kaufpreis bezahlt wurde. Als Nachweis ist eine Rechnung vorzulegen. Das gilt natürlich auch beim Kauf von gebrauchten Laptops.
Arbeitgeber kann Kosten übernehmen
Bei der Bereitstellung von Laptops für berufliche Zwecke sieht die finanzpolitische Sprecherin der CDU/CSU-Bundestagsfraktion, Antje Tillmann, die Arbeitgeber stärker in der Pflicht:
Wird ein beruflich bereitgestellter Laptop auch privat genutzt, ist diese Nutzung steuerfrei.
Eine weitere Möglichkeit ist, dass der Arbeitgeber den Laptop kauft und dem Arbeitnehmer schenkt. Dieses ist dann vom Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu versteuern, sondern kann vom Arbeitgeber auf dessen Kosten mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.
